Een hotelkamerslot is niet langer ‘een gewoon slot’, maar is onderdeel geworden van een toegangscontrolesysteemoplossing. Zo’n oplossing moet voldoen aan de wensen van de klant, veiligheid bieden aan de gasten en gebruiksvriendelijk zijn voor het personeel. Hotelkamersloten zijn ‘smart’ of slim geworden.
Keycardsystemen
Steeksloten met keycards zijn al een tijdje ingeburgerd in het hotelwezen. Zo’n keycard biedt veel voordelen. Zo wordt door de kaart de veiligheid van de gasten bevorderd. Wie inchekt of zijn kamer binnengaat, wordt geregistreerd. De moderne keycardsystemen zijn ook meer dan een louter toegangscontrolesysteem. Bij een standaard keycard kan de hotelier, naast de kamer, bijvoorbeeld ook toegang wegschrijven voor bijvoorbeeld de parkeergarage en de wellnessruimtes. Er zijn ook mogelijkheden om toegang te geven tot liften en verdiepingen (bijvoorbeeld executive rooms). De controle over waar de gast in het hotel al dan niet mag komen, is door de keycardsystemen veel groter geworden.
Een zeer groot voordeel is ook dat de hotelier de keycards kan aansluiten op andere soft- en hardwaresystemen. Zo kan de nieuwe generatie keycards aangesloten worden op PMS-systemen, kassasystemen en andere interfaces. Het komt er op neer dat de gast- en kamergegevens gekoppeld worden aan andere functionaliteiten als kassa- en hotelbeheerssystemen. Moderne sleutelkaarten worden steeds beter en zijn veiliger en moeilijker te kraken.
Keycardssystemen bieden ook een uitkomst bij check-in en check-out procedures. Veel zakenreizigers willen niet meer in de rij staan bij recepties. Check-in terminals bieden hierbij soelaas. De gast voert zijn reserveringsgegevens in en de keycard wordt dan uitgeleverd door de terminal.
Tot slot heeft de hotelier met het keycardsysteem ook een betere controle op het personeel. Met de nieuwe generatie keycards kan het personeel dagelijks bij de receptie of via de personeelsingang bepaalde toegangsrechten laten wegschrijven op de kaart. Die rechten kunnen dagelijks gewijzigd worden. Bij vroegere systemen konden de toegangsrechten enkel gewijzigd worden als de kaart werd hergeprogrammeerd door de leverancier.
Contactloos
Veel hotels beschikken nog steeds over steeksloten aan de hotelkamerdeur, met een gleufsysteem waar de keycard in gestoken moet worden om de deur te openen. Dergelijke systemen werken goed, maar zijn wel onderhevig aan slijtage (zowel het slotsysteem als de keycard) en gevoelig voor krassen en magnetische velden.
Daarom opteert men tegenwoordig meer en meer voor contactloze keycardsystemen. De gast houdt gewoon de kaart voor een reader in het slot. Wanneer het signaal van de keycard correspondeert met die van de reader, wordt de deur automatisch geopend. Er bestaan ook wandlezers voor het aansturen van hotelkamerdeuren. Deze toegangscontrolesystemen doen hetzelfde als een traditioneel slot, maar van op iets meer afstand.
Deze contactloze systemen werken met de RFID (radio frequency identification) technologie. RFID sloten zijn stand alone te gebruiken (offline) of te koppelen aan een systeem waarbij de hotelier eenvoudig sleutels kan toevoegen of verwijderen (online).
Mobiele toegangs-controlesystemen
De jongste toepassing van hotelkamersloten zijn de cloudbased online gestuurde toegangscontroleoplossingen, waarbij de smartphone gebruikt wordt als hotelkamersleutel. Met de mobiele telefoon kunnen gasten een mobile key ophalen die versleuteld naar de smartphone wordt verzonden. Door middel van een app kan de gast dan de deur van de hotelkamer openen.
Op dit ogenblik werken de mobiele toegangssystemen met de smartphone via bluetooth, NFC en QR. Bluetooth is nog steeds de meest gebruikte open standaard voor draadloze verbindingen tussen apparaten op korte afstand en is beschikbaar in praktisch iedere smartphone. De gast houdt gewoon zijn smartphone voor de lezer aan de hoteldeur, waarna de deur open gaat.
De NFC-techniek (Near Field Communication) is ook een draadloze manier om kleine hoeveelheden informatie uit te wisselen binnen een straal van 10 centimeter. NFC zou veiliger zijn dan Bluetooth en ook minder energie vragen van de smartphone.
Een derde techniek, waarvoor geen Bluetooth of NFC nodig is, werkt met een slot dat kan worden geopend met een QR-code. Iedere hotelgast ontvangt dan een eigen, unieke QR-code op de smartphone. De kamersloten zijn dan uitgerust met een camera dat de code scant en bij de juiste code de deur opent. Een QR-code kan ook uitgeprint worden op papier.
Hotelgasten kunnen in sommige hotels al hun smartphone gebruiken om in en uit te checken. Naast het ontgrendelen en op slot doen van de hotelkamer, wordt het tevens de bedoeling om via de smartphone exact de hotelkamer te boeken die men wilt.
Bijkomend voordeel van de smartphone als sleutel, is dat de gast zichzelf niet meer zo gemakkelijk zal buitensluiten. Een keycard wil je nog wel eens op je kamer laten liggen, maar weinig mensen gaan nog de deur uit zonder hun smartphone.
Door open API interfaces is het mogelijk om verbinding te maken met de eigen hotel apps en PMS-systemen, waardoor toegangsrechten niet alleen voor de gasten maar ook voor het (housekeeping)personeel via de cloud beheerd wordt. Bovendien kunnen aanpassingen in geval van updates of eventuele storingen van op afstand uitgevoerd worden. De firma Hotek biedt deze toepassing aan in de nieuwste generatie Hotek hotelsloten (Hotek Cloud Low Energy productlijn), dat werkt met mobile keys via de cloud en luistert naar de naam Generation-Z. Ook AirKey, waarbij de smartphone de sleutel is, is uitgebreid met een interface (API). De interface verbindt de beschikbare software met het AirKey-online-systeem. Hierdoor kunnen bepaalde functies van AirKey rechtstreeks via de beschikbare software worden aangestuurd. Airkey is een mobiel elektronisch sluitsysteem van EVVA.
Voor de hotelier zorgen cloudbased online gestuurd toegangscontrolesystemen voor besparingen in tijd en geld. Zo hoeven er geen tientallen keycards meer aangemaakt worden. Verder is er geen gedoe meer met kwijtgeraakte of op de hotelkamer vergeten pasjes. Bovendien kan er afscheid genomen worden van de kartonnen insteekhoesjes waar het kamernummer wordt opgeschreven. De gast heeft immers de app gebruikt, online ingecheckt en meteen een hotelkamernummer toegewezen gekregen. Een smartphone is bovendien heel handig bij toegangscontrole en tracking, aangezien het persoonsgebonden is en dus moeilijker uitwisselbaar. Tenslotte zorgt de toepassing van sensor-technologie, zoals RFID en beacons, er voor dat hoteliers steeds meer informatie kunnen verzamelen, combineren en analyseren.
Auteur en foto’s: Peter Van Oyen