Digital Signage en ‘narrowcasting’ waren nog niet zo lang geleden onbekende begrippen voor veel hoteliers. Vandaag zijn ze al goed ingeburgerd en worden deze toepassingen steeds meer gebruikt als communicatiemiddel. Met digitale bewegwijzering kunnen hoteliers innovatiever en beter inspelen op de behoeften van de klant. Maar halen ze wel voldoende uit het digital signage/narrowcasting systeem? Erg belangrijk is de content. Als dit goed zit, geraken uw gasten nooit meer de weg kwijt in uw hotel.
Wat is digital signage/narrowcasting?
Digital signage is de nieuwste, professionele manier om klanten en medewerkers op een snelle en aantrekkelijke manier aan te spreken. De benaming verwijst naar het gebruik van de digitale manier om informatie te verspreiden in tegenstelling met de conventionele signalisatie. Doorgaans maakt men gebruik van grote digitale schermen met daarop allerhande informatie en bewegwijzering. Deze vorm van communiceren is gastgericht en kan het imago van het hotel versterken.
Narrowcasting is het tegenovergestelde van broadcasting. Dat laatste begrip staat voor de verspreiding van audio- en videocontent via radio, televisie en andere media. Met broadcasting wil men doorgaans een zo groot mogelijk publiek bereiken met allerlei boodschappen. Narrowcasting daarentegen brengt gerichte, specifieke boodschappen naar veel kleinere, afgelijnde doelgroepen, zoals bijvoorbeeld gasten en bezoekers van een hotel.
Wat zijn de voordelen?
Het grote voordeel van digital signage/narrowcasting is het feit dat men quasi alles op de schermen kan doen verschijnen wat men wenst. In tegenstelling met de gewone signalisatie die “vast” is , of in het beste geval modulair is. Deze flexibiliteit is een grote troef van de digital signage. Afbeeldingen, een filmpje, een grondplan, een logo, interne informatie kan zonder enige limiet naar de speciale schermen of displays gestuurd worden.
Daarnaast kost het veranderen van content ook niet veel moeite. Alles kan via een PC of tablet van op afstand ontworpen, en in een zeer korte tijd aangepast en doorgestuurd worden. De meeste systemen zijn intuïtief en gebruiksvriendelijk, zodat de gebruikers zelf de inhoud, indien gewenst, kunnen aanpassen.
Deze digitale informatieverstrekking en bewegwijzering zorgt ook voor een positief economisch effect. Het ontlast de hotelmedewerkers enorm. Tijd die ze niet verliezen aan het wijzen van de weg die gebruikt kan worden voor werkzaamheden die wel geld kunnen opleveren.
Welke toepassingen zijn er?
In de hotellerie zijn er diverse toepassingen voor digital signage. Belangrijk is dat er focus gelegd wordt op de gastbeleving.
- Real-time (welkomst)informatie
Hotelgasten willen in eerste instantie wel persoonlijke betrokkenheid van de hotelmedewerkers, maar in piekmomenten lukt dat niet altijd. Dan kunnen digitale schermen met real-time (welkomst)informatie soelaas bieden. Op deze schermen kan de gast dan info lezen zoals incheckwachttijden, openingstijden van restaurants, faciliteiten en diensten van het hotel, aanbiedingen, lokale bezienswaardigheden en noem maar op. Terwijl de gast wacht om in te checken of op een taxi, krijgt hij of zij reeds informatie van wat het hotel te bieden heeft. Mooi meegenomen is dat de informatie zo vaak (digitaal) kan aangepast en bijgewerkt worden als nodig is.
- Automatisch inchecken
Niets is vervelender om na een vermoeiende reis in jouw hotel aan te komen, om dan te zien dat er een lange wachtrij voor de incheckbalie staat. Dan is het natuurlijk leuk als je kunt inchecken via een digitaal scherm of een kiosk. Het mooie is dat dit scherm of kiosk bij minder drukke tijden ook voor andere doeleinden kan gebruikt worden.
- Gepersonaliseerde conciërgeservice
Het idee van de conciërgeservice in hotels is dat de gast alle informatie die hij nodig heeft binnen handbereik heeft. Maar de conciërge is er soms niet of hij kan bezig zijn met andere gasten. Wanneer de hotelier een scherm introduceert, heeft de gast de beoogde informatie binnen handbereik. Ook de conciërge zelf kan baat hebben bij zo’n scherm, wanneer hij geen antwoord heeft op een specifiek vraag. Met zo’n scherm is in ieder geval de info ten alle tijde beschikbaar.
- Digitale bewegwijzering
Uiteraard kunnen de schermen ingezet worden voor digitale bewegwijzering. Dit is bijvoorbeeld erg handig om gasten en bezoekers naar de juiste richting te sturen of naar de juiste plaats in het gebouw. Digitale bewegwijzering is zeker nuttig bij hotels met congres- of feestzalen. Dan is het fijn dat bezoekers het pand kunnen betreden en zich gesteund voelden door schermen die precies die informatie verschaffen waarmee ze zelfstandig hun weg kunnen vinden naar de plek van bestemming. Dit ontlast de receptiemedewerkers enorm. Bovendien zijn deze digitale informatieschermen gekoppeld aan de hotelcommunicatiesystemen, zodat de informatie onmiddellijk op de schermen kan aangepast worden.
- Reisinformatie
In luchthavenhotels en hotels nabij grote treinstations, zijn digitale schermen met reisinformatie bijna een must geworden. Voor reizigers zijn reistijden van essentieel belang. Real-time reisupdates kunnen een enorm verschil maken bij de gastervaring. Wanneer de gast vertrekt en in de hotelkamer of in de lobby de live reisupdates kan bekijken van vliegtuigen en treinen, zal de reisstress afnemen.
- Digitale diensten op de hotelkamer
Op de hotelkamer vervult de televisie de functie van digitaal scherm. Als de gast voor de eerste keer zijn hotelkamer binnenkomt, zal hij of zij naar alle waarschijnlijkheid verwelkomd worden met een ‘Welkom in hotel’ homescreenbericht. Door de opkomst van cloud-gebaseerde digital signage-oplossingen kan elk scherm in het hotel (en dus ook in de hotelkamer) vanuit één centraal systeem worden bediend. Op die manier kan de directie een persoonlijk welkomstbericht op het televisiescherm zetten. Afhankelijk van het doel van de gast, kan men ook aangepaste info op het (televisie)scherm zetten. Reist uw gast voor zaken? Plaats dan vooral reisinformatie, de conferentie- en zakelijke faciliteiten van het hotel en nieuws als content. Gaat het om een leisure traveller of citytripper? Vermeld dan de bezienswaardigheden, de dichtstbijzijnde restaurants en de openingstijden van bars. Digitale diensten op de hotelkamer kunnen op maat van de gast worden gemaakt.
Het digitale (hoteltelevisie)systeem kan ook zorgen voor extra diensten en procesverbeteringen in het hotel. Zo kan een gast via de televisie in zijn hotelkamer uitchecken. Dat bespaart de hotelbedienden tijd. Uiteraard kan de gast in zijn hotelkamer ook betaalzenders raadplegen en afrekenen. Roomservice is eventueel ook mogelijk via dit systeem. De gast vinkt op tv aan wat hij wil eten en drinken en stuurt de bestelling via de tv rechtstreeks door naar de keuken. Hierdoor wordt het hele proces geautomatiseerd. Moderne digitale televisies en schermen hebben een waslijst aan interactieve mogelijkheden. Steeds vaker kan de gast zijn tv gebruiken om op het internet te gaan. Belangrijk is de interactie met de smartphone, tablet of laptop. Op die manier krijgt de gast de mogelijkheid om zijn eigen content van zijn apparaten op de hoteltelevisie af te spelen.
We zouden het bijna vergeten, maar een hoteltelevisie is natuurlijk in de eerste plaats gemaakt om ervoor te zorgen dat de gasten ontspannen televisie kunnen kijken. De meeste hoteltelevisiesystemen maken flexibiliteit inzake de zenderpakketten mogelijk. Hoteliers kunnen dan zenders aanbieden in functie van hun cliënteel. Verder zijn er mogelijkheden om betaaltelevisie, video on demand, diensten als uitzending gemist, Netflix ed aan het televisiesysteem te koppelen.
Alles staat of valt met de juiste content
Het is wel belangrijk dat de hotelier en zijn medewerkers nadenken over de content die op de schermen vertoond moeten worden. Die digital informatie moet echt iets toevoegen. Bovendien moet de info up to date gehouden worden. Indien deze voorwaarden niet vervuld worden, schieten de schermen hun doel compleet voorbij. Als er gewerkt wordt met de juiste content, kan dit imagoversterkend werken voor het hotel.
De content op het scherm kan door een hotelmedewerker worden verzorgd, maar kan ook op afstand geregeld worden. Het is aangewezen dat er van tevoren een plan wordt opgesteld inzake de content (zie kader checklist). Dan kan men precies bekijken wat het hotel op de schermen wil tonen en kan de huisstijl van het hotel worden geïntegreerd. Schermen dragen, mits zij goede content bevatten, bij aan de beleving en het comfort van het hotel. Zo verdient de menukaart van het restaurant beslist een plekje.
Digital signage biedt de hotelier ook de mogelijkheid om toeleveranciers te laten adverteren. Er kunnen bijvoorbeeld speciale deals worden gesloten met in de buurt van het hotel gelegen pretparken. Of het nummer van een taxibedrijf in de stad kan worden getoond.
Het is tevens verstandig om de informatie op de schermen niet al te ingewikkeld te maken, zodat er niet dagelijks iets veranderd hoeft te worden. Als er toch iets gewijzigd moet worden, moet een telefoontje of een e-mail naar een medewerker of een externe supportdesk op afstand kunnen volstaan.
Steeds belangrijker wordt het beeldmateriaal. Het beeld moet in HD-kwaliteit zijn, en het is belangrijk dat de inhoud niet geblokt of pixelachtig is. Er moet nagegaan worden welke afbeeldingen bruikbaar zijn. Soms moeten die foto’s speciaal gemaakt worden voor de verschillende boodschappen op het scherm.
Tenslotte kan je de vraag stellen of de digital signage/narrowcasting systemen in de toekomst lucratief gaan blijven. Dankzij smartphones lezen mensen het laatste nieuws en het weerbericht immers vaak al via hun eigen favoriete mediakanaal. Toch geloven experts dat er nog steeds muziek zit in de digitale bewegwijzering. Volgens hun zit het hem toch in combinaties van specifieke content van het hotel en bewegwijzering. Bovendien evolueert men steeds verder naar schermen die ook gekoppeld kunnen worden aan nieuwe media.
Checklist Digital Signage
Wie in een hotel wil starten met digital signage, doet er goed aan om alles even op een rijtje te zetten en te startten met een stappenplan. Hieronder vindt u de checklist.
1. Maak een inventarisatie. Overleg binnen uw hotel wat de vraag is en wat de wensen zijn. Betrek in een zo vroeg mogelijk stadium de afdeling ICT bij het onderwerp. Vraag hen wat er beschikbaar is qua netwerk.
2. Stel een plan op met betrekking tot de hardware en de schermen.
3. Denk na over visueel mooie oplossingen en schermoplossingen op maat van het hotel.
4. Ontwerp een plan voor de content. Bij digitale bewegwijzering wordt er ook een navigatieplan voor de locaties opgesteld.
5. Integreer de huisstijl van het hotel in de content.
6. Koppel het digital signage/narrowcasting systeem eventueel aan het bestaande reserveringssysteem of database.
7. Installeer het digital signage systeem en ga na of het werkt.
8. Beheer het digital signage systeem intern of laat het beheren door een externe digitale dienstverlener op afstand. Zorg ervoor dat de content steeds actueel blijft.
Foto: Op digitale real-time informatieschermen kunnen (wachtende) gasten informatie krijgen van wat het hotel te bieden heeft. Mooi meegenomen is dat de informatie zo vaak (digitaal) kan aangepast en bijgewerkt worden als nodig is.
Peter Van Oyen
