Toegangscontrole in de hotelsector is niet evident. Hotelkamers en publieke ruimtes moeten voor de gasten vrij toegankelijk zijn, en toch mag de veiligheid niet uit het oog verloren worden. Bovendien mogen de werknemers niet gehinderd worden in hun werkzaamheden. Steeds meer hoteliers kiezen daarom voor digitale toegangsoplossingen en ’slimme’ kamersloten. Deze technologie heeft niet alleen impact op een betere hotelervaring bij de gasten, maar zorgt ook voor een grotere efficiëntie.
Tekst Peter Van Oyen
Eén van de belangrijkste voordelen van digitale toegangscontrolesystemen is het grotere gebruiksgemak en een betere gastvrijheid. Zo kunnen gasten gemakkelijker in- en uitchecken. Voor het personeel is het dan weer handig om gepersonaliseerde toegangsrechten weg te schrijven. Digitale toegangscontrolesystemen dienen compatibel te zijn met andere soft- en hardwaresystemen zodat een vlotter beheer van het hotel en de hotelkamers mogelijk wordt.
Soorten ‘slimme’ hotelkamersloten
In de hotelsector worden diverse ‘slimme’ hotelkamersloten gebruikt. Keycardsystemen zijn wijdverbreid en populair in de hotels. De toegangscontrole gebeurt met een sleutelkaart of keycard, al dan niet contactloos. Er is keuze tussen zowel server- als cloud-based toegangscontroleoplossingen. Tenslotte zijn er ook toegangscontrolesystemen waarbij de smartphone als sleutel fungeert.
Vaak worden hotelkamers geopend met de keycard. Het is veiliger voor de gasten en er is door de hotelier gemakkelijker controle mogelijk. Keycardssystemen bieden tevens een uitkomst bij check-in en check-out procedures. Veel zakenreizigers willen niet meer in de rij staan bij recepties. Check-in terminals bieden hierbij soelaas. De gast voert zijn reserveringsgegevens in en de keycard wordt uitgeleverd door de terminal.
De gast die met zijn keycard zijn hotelkamer opent, wordt onmiddellijk geregistreerd. Maar moderne keycardystemen kunnen nog meer: bij een standaard keycard kan de hotelier, naast de kamer, bijvoorbeeld ook toegang wegschrijven voor bijvoorbeeld de parkeergarage en de wellnessruimtes. Er zijn ook mogelijkheden om toegang te geven tot liften en verdiepingen (bijvoorbeeld executive rooms). De controle over waar de gast in het hotel al dan niet mag komen, is door de keycardsystemen veel groter geworden.
Een groot voordeel is dat de hotelier de keycards kan aansluiten op andere soft- en hardwaresystemen. Zo kan de nieuwe generatie keycards aangesloten worden op PMS-systemen, kassasystemen en andere interfaces. Het komt er op neer dat de gast- en kamergegevens gekoppeld worden aan andere functionaliteiten als kassa- en hotelbeheerssystemen. Moderne sleutelkaarten worden steeds beter en zijn veiliger en moeilijker te kraken.
Keycardsystemen
Steeksloten met keycards
Veel hotels beschikken nog over steeksloten aan de hotelkamerdeur, met een gleufsysteem waar de keycard in gestoken wordt om de deur te openen. Ze werken goed, maar zijn onderhevig aan slijtage (zowel het slotsysteem als de keycard). De kaarten zijn ook gevoelig voor krassen en magnetische velden. Hierdoor komt het wel eens voor dat de gast zijn kamer niet binnen kan en bij de receptie een nieuwe keycard moet laten maken.
Contactloze keycardsystemen
Met een contactloos toegangscontrolesysteem heeft men minder problemen met slijtage van kaarten. De gast houdt zijn kaart gewoon voor de reader in het slot. Het signaal van de keycard correspondeert met die van de reader, en de deur wordt automatisch geopend. Er bestaan ook wandlezers voor het aansturen van hotelkamerdeuren. Deze systemen doen hetzelfde als een traditioneel slot, maar van op iets meer afstand.
Deze contactloze systemen werken met de RFID-technologie, radiofrequentie-identificatie dus. Deze term duidt op het gebruik van elektromagnetische golven voor erkende doeleinden. De zender en ontvanger zijn contactloos en werken door identificatie. Omdat de RFID-sloten een lezer hebben, kan de gast met zijn keycard op afstand via de radiofrequentie zijn hotelkamerdeur vlot ontgrendelen.
RFID sloten zijn stand alone te gebruiken (offline) of te koppelen aan een systeem waarbij de hotelier eenvoudig sleutels kan toevoegen of verwijderen (online).
Cloud-based toegangscontrole in hotels is de nieuwste toepassing van gasttoegangsdiensten. Dit zorgt niet alleen voor een nieuwe benadering van elektronische toegangscontrole, maar ook voor meer gebruiksgemak voor de hotelier. In ieder geval hoeft complexe software, die dikwijls gepaard gaat met elektronisch toegangsbeheer in hotels, in dit geval niet meer.
Toegangscontrole in de cloud is ontwikkeld op basis van het ‘SaaS’ – principe (Software-as-a-Service). Het platform wordt centraal beheerd met een eenvoudige toegang tot het internet. Door open API interfaces is het mogelijk om verbinding te maken met de eigen hotel apps en PMS-systemen, waardoor toegangsrechten niet alleen voor de gasten maar ook voor het (housekeeping)personeel via de cloud beheerd wordt. In tegenstelling tot traditionele plaatsgebonden software, is er geen software-installatie nodig en kunnen aanpassingen in geval van updates of eventuele storingen van op afstand uitgevoerd worden.
Doordat een cloud-based gestuurd toegangscontrolesysteem niet langer gebonden is aan een interne server, is het systeem ook veiliger. Gasten die hun hotelkamerdeur openen, krijgen (onbewust) toegang tot het (externe) platform, dat de bestanden opslaat in de cloud. Als er een probleem is met de beveiliging van de hotelsoftware (bijvoorbeeld hacking), dan blijven alle gegevens veilig in de cloud bewaard. Het toegangscontrolesysteem in het hotel kan dus op afstand gemonitord worden.
Cloud-based toegangscontrole
Cloud-based toegangscontrole scoort hoog op gebruiksgemak. In het platform kan de hotelier individueel bepalen wie bij welke deuren naar binnen mag en in welke tijdsperioden.
Een groot voordeel is dat men via het internet toegang heeft tot alle data. Men kan ook via mobiele apparaten inloggen om toegangswijzigingen te doen. Dat kan zelfs onderweg zolang er maar een internetverbinding is. Bovendien kan er snel op toegangsactiviteiten gereageerd worden. Desgewenst kan jij bijvoorbeeld meldingen ontvangen van de toegangsactiviteit bij deuren en van gebruikers. Zo blijven beheerders altijd op de hoogte van de toegangsgebeurtenissen in een overzichtelijk dashboard.
Smartphone als sleutel
Een steeds populairder wordende online gestuurde toegangscontrole-oplossing is het gebruik van de smartphone als hotelkamersleutel. Hiervoor worden door providers (meestal cloud-based) platforms ontwikkeld, waardoor zowel gasten als medewerkers een slot elektronisch kunnen openmaken met hun smartphone. Via hun mobieltje halen ze een mobile key op die versleuteld naar de smartphone wordt verzonden. Door middel van die app kan ook de hotelgast de deur van de hotelkamer openen. Het is een digitale keycard, als het ware.
Op dit ogenblik werken de mobiele toegangssystemen met de smartphone via bluetooth, NFC en QR. Bluetooth is nog steeds de meest gebruikte open standaard voor draadloze verbindingen tussen apparaten op korte afstand en is beschikbaar in praktisch iedere smartphone. De gast houdt gewoon zijn smartphone voor de lezer aan de hoteldeur, waarna de deur opengaat.
De NFC-techniek (Near Field Communication) is eveneens een draadloze manier om kleine hoeveelheden informatie uit te wisselen binnen een straal van 10 centimeter. NFC zou veiliger zijn dan Bluetooth en ook minder energie vragen van de smartphone.
Een derde techniek, waarvoor geen Bluetooth of NFC nodig is, werkt met een slot dat kan worden geopend met een QR-code. Iedere hotelgast ontvangt dan een eigen, unieke QR-code op de smartphone. De kamersloten zijn dan uitgerust met een camera die de code scant en bij de juiste code de deur opent. Een QR-code kan ook uitgeprint worden op papier.
Hotelgasten kunnen in sommige hotels al hun smartphone gebruiken om in en uit te checken. Naast het ontgrendelen en op slot doen van de hotelkamer, wordt het tevens de bedoeling om via de smartphone exact de hotelkamer te boeken die men wil.