Hotelexploitanten hebben vandaag de handen vol met hun core-business, namelijk de klant, de klanttevredenheid en het rendement van het bedrijf. Die rentabiliteit is uiteraard niet alleen afhankelijk van de inkomsten, maar vraagt ook aandacht aan de kant van de uitgaven, voor de aankoop van goederen en diensten. Professioneel aankopen, vraagt naast tijd ook een goede kennis van producten, diensten en prijzen alsook aandacht voor het handhaven van een naadloze toeleveringsketen en het volgen van markttrends. Het is geen geheim dat de inflatie en bijhorende prijsverhogingen vandaag – meer dan ooit – zorgen voor heel wat druk op de marges.
Eén van de mogelijke opties voor de hotelier om het kostenplaatje te managen, is om een partnership aan te gaan met een GPO of CPO, voluit een Group Purchasing Organisation of Central Purchasing Organisation (verder vermeld als GPO) of vrij vertaald aankoopcoöperaties.
Een GPO zouden we kunnen omschrijven als een organisatie die namens haar leden/klanten collectieve inkoopovereenkomsten sluit met leveranciers. Heel wat GPO’s werden oorspronkelijk opgericht door grote hotelgroepen die voor hun hotels de aankopen centraliseerden. Vandaag hebben zo goed als alle GPO’s de deuren geopend voor alle hotels en ook restaurants, cafés, zorginstellingen, scholen,…
Als je een samenwerking met een GPO overweegt dan is het belangrijk om na te gaan welke productcategorieën worden aangeboden: Food & Beverage (F&B), Operating Supplies and Equipment (OS&E), Furniture, Fixtures & Equipment FF&E, IT, Energie, Onderhoud en Techniek,… Daarnaast is het uiteraard ook zaak om het product- en serviceaanbod binnen deze categorie te bestuderen.
Types GPO
Binnen de aankoopcentrales onderscheiden we 3 types: de horizontale, de verticale en de regionale GPO’s.
- Horizontale GPO’s kopen producten of diensten in voor klanten/leden in verschillende sectoren (dus niet uitsluitend of specifiek gericht op de hospitality sector);
- Verticale GPO’s richten zich op specifieke industrieën of niches zoals de Hospitality sector en
- Regionale GPO’s zijn gericht op een specifieke regio.
In de hotelindustrie spelen gespecialiseerde & professionele inkoopgroepen een steeds belangrijkere rol in het beheren van de kosten en het optimaliseren van de leveranciersrelaties. Een structurele verlaging van je aankoopbudget met 5 à 10% geven een significante
boost aan de operationele winst.
Waarom werken met GPO’s ?
Een eerste voordeel en wellicht het meest voor de hand liggende is uiteraard de kostenbesparing die gerealiseerd kan worden. Door gebruik te maken van het gegroepeerde volume en de daaruit voortvloeiende onderhandelingskracht van de GPO, kunnen hotels profiteren van lagere prijzen en betere contractvoorwaarden met leveranciers. Dit kan leiden tot structurele kostenbesparingen op de lange termijn. Opgelet, het gaat niet alleen om directe reducties, maar soms ook over volumekortingen op jaarbasis, waarbij de GPO op basis van het gerealiseerde jaarvolume nog extra ristorno’s ontvangt en die dan herverdeelt aan de leden/klanten.
Niet onbelangrijk is de toegang tot een producten- en dienstengamma dat werd geselecteerd door experten. GPO’s hebben gespecialiseerde inkopers die producten en diensten screenen alvorens deze in het aanbod te plaatsen. Deze inkopers zijn experts en hebben ervaring in de hospitality en kennen de specifieke uitdagingen in de ‘supply chain’.
GPO’s bepalen kwaliteitsnormen en voeren controles in voor de producten en diensten die worden geleverd. Dit helpt hotels om een consistente kwaliteit te garanderen aan hun gasten. Dus niet alleen de prijsstelling is belangrijk, maar ook een consistente kwaliteit.
GPO’s organiseren het inkoopproces, waardoor hoteliers veel tijd kunnen uitsparen op het onderhandelen en beheren van individuele leverancierscontracten. Hoe tijdrovend is het niet om met tientallen leveranciers individueel te onderhandelen en niet te weten of je uiteindelijk de beste prijs hebt kunnen bedingen.
GPO’s kunnen ook een belangrijke rol spelen bij het bevorderen van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen door de leveranciers die ze selecteren te beoordelen op hun milieuprestaties en sociale verantwoordelijkheid. Door duurzame leveranciers te selecteren, kunnen GPO’s bijdragen aan een meer duurzame toekomst en bijdragen aan het verminderen van hun eigen milieu-impact en die van hun leden.
Last but not least zijn de logistieke en administratieve aspecten. Sommige GPO’s werken met distributieplatformen waardoor leveringen kunnen worden gegroepeerd en het aantal leveringen dus kan worden verminderd alsook het aantal facturen, waardoor het logistieke proces efficiënter wordt en de administratie kan worden vereenvoudigd.
Kortom, GPO’s zijn een belangrijke component van de inkoopstrategieën en -processen van veel bedrijven en organisaties. Door de inkoopkracht van leden te bundelen, kunnen GPO’s hen helpen besparen op kosten en toegang bieden tot een breder scala aan leveranciers en producten.
Iets voor u ?
Naast voordelen zijn er natuurlijk ook enkele nadelen en gevaren verbonden aan het lidmaatschap. Een eerste gevoelig punt is de beperkte inkoopvrijheid. Klanten van een GPO moeten zich schikken naar de standaardvoorwaarden en normen of de bestaande producten en diensten die door de GPO zijn onderhandeld. Dit zou de flexibiliteit in sommige gevallen kunnen beperken bij het kiezen van producten of diensten die beter passen bij de specifieke behoeften van het hotel.
Voorts kan een keuze voor verandering van leverancier door de GPO leiden tot discontinuïteit in het aanbod. Als hotelier kan je bij een partnership met een GPO een verlies van directe relaties hebben met leveranciers. GPO’s vangen dit meestal op door hun klanten uit te nodigen op contactmomenten (mini-
beurzen) waar ook de verschillende leveranciers aanwezig zijn en dus zo de relaties kunnen worden onderhouden.
Voor veel hoteliers is en blijft het een grote stap om prijsonderhandelingen met leveranciers los te laten en over te laten aan een professionele aankooporganisatie. Men ervaart een gebrek aan transparantie of toch minstens de perceptie hierover. GPO’s kunnen, willen of mogen niet altijd de details van de prijsafspraken, kortingen of kickback-structuren delen met hun leden. Leveranciers willen niet dat hun netto/nettoprijzen zomaar in de markt komen.
Het is dus essentieel voor hotels om voor- en nadelen zorgvuldig af te wegen voordat ze zich aansluiten bij een GPO.
Belgische landschap
Wie is er actief op de Belgische markt? Er zijn geen officiële listings, maar een korte rondvraag leert dat volgende GPO’s regelmatig worden vermeld door Belgische hoteliers: Astore (Accor), Coperama (opgericht in 2010 door de NH Hotel Group) met sterke verankering in Benelux, Europa en Zuid-Amerika, Trinity Purchasing (Avendra international) en Entegra Purchasing (Sodexo). Dit is geen exhaustieve lijst en uiteraard zijn er nog andere (lees ook horizontale GPO’s ) spelers in de markt actief die voor gepaste oplossingen kunnen zorgen.
GPO’s zijn ondertussen ‘big business’ geworden. Zo werd Avendra de aankooporganisatie van oprichters Marriott, Hyatt, Accor, ClubCorp en IHG in 2017 verkocht aan Aramark voor 1,3 miljard $. In België werd Trinity Purchasing, van oorsprong het aankoopplatform van de Prem Hotel Group, in 2019 overgenomen door Avendra en werd het recent geïntegreerd in Avendra International.
GPO’s bieden hotels de mogelijkheid om de inkoopkosten te verlagen, de efficiëntie te verbeteren en de kwaliteit van producten en diensten te waarborgen. Door de juiste GPO te selecteren, interne stakeholders te betrekken en duidelijk te communiceren, kunnen hotels de voordelen van collectieve inkoop maximaliseren en hun ‘bottom line’ versterken. Regelmatige monitoring en evaluatie zijn essentieel.
Ben je van plan om een samenwerking met een GPO aan te gaan? Dan vind je hier enkele aandachtspunten:
- Kies een GPO die past bij de behoeften van jouw hotel. Vergelijk het producten-
aanbod (d.m.v. een simulatie op je 10 belangrijkste kostenposten) alsook de logistiek en prijzen.- Zorg ervoor dat alle afdelingen, zoals F&B en housekeeping, betrokken zijn bij het selectieproces en de implementatie van de GPO.
- Communiceer de voordelen en verwachtingen van de samenwerking met de GPO aan alle medewerkers.
- Blijf de prestaties van de GPO en de gerealiseerde besparingen en efficiëntieverbeteringen monitoren.
- Pas indien nodig de inkoopstrategieën aan om optimaal te profiteren van de GPO.
door Alexander Dupont