Le contrôle d’accès dans les hôtels n’a rien d’évident. Les chambres et les espaces publics doivent être accessibles aux clients, mais il ne faut pas négliger la sécurité. En outre, le personnel doit pouvoir travailler sans être gêné. De plus en plus d’hôteliers optent donc pour des solutions d’accès numériques et des serrures intelligentes. La technologie a un impact sur une meilleure expérience client et accroît l’efficience.
Texte Peter Van Oyen
L’un des grands avantages des systèmes de contrôle d’accès numériques est une grande facilité d’utilisation et un meilleur accueil. Ils facilitent les check-in et check-out des clients. Pour le personnel, personnaliser les droits d’accès est pratique. Les systèmes de contrôle d’accès numériques doivent être compatibles avec d’autres logiciels et matériels pour permettre une gestion fluide de l’hôtel et des chambres.
Types de serrures intelligentes
Divers types de serrures intelligentes sont utilisés dans le secteur hôtelier. Les systèmes à carte sont très répandus et populaires. Le contrôle d’accès s’effectue à l’aide d’une carte-clé, avec ou sans contact. Il y a le choix entre les solutions basées sur un serveur ou dans le cloud. Dans certains cas, le smartphone fait office de clé.
Les chambres d’hôtel sont souvent déverrouillées à l’aide d’une carte magnétique. C’est plus sûr pour les clients et facile à contrôler par l’hôtelier. Les systèmes à carte représentent également une solution lors des procédures d’enregistrement et de départ. De nombreux voyageurs d’affaires ne veulent plus faire la file à la réception. Les terminaux d’enregistrement permettent de les soulager. Le client introduit les données de sa réservation et le terminal émet la carte. Le client qui déverrouille sa chambre avec la carte est immédiatement enregistré. Mais les systèmes à cartes modernes peuvent faire plus : l’hôtelier peut donner un accès au parking ou aux espaces de bien-être, aux ascenseurs et aux étages (salles de direction, par exemple). Les déplacements des clients dans l’hôtel sont mieux contrôlés.
Par ailleurs, l’hôtelier peut coupler les cartes à d’autres systèmes logiciels et matériels. La nouvelle génération de cartes peut être couplée aux systèmes PMS, de caisse et à d’autres interfaces. Les données relatives aux clients et aux chambres sont alors liées à d’autres fonctionnalités. Les cartes modernes sont plus performantes, plus sûres et plus difficiles à pirater.
Systèmes à carte
Serrures à insertion de cartes
De nombreux hôtels possèdent encore des portes équipées de serrures à fente dans lesquelles il faut insérer la carte pour activer l’ouverture de la porte. Ces serrures fonctionnent bien mais elles sont sujettes à l’usure (tant le système de serrure que la carte). Les cartes sont sensibles aux rayures et aux champs magnétiques. Il arrive parfois que les clients n’arrivent pas à activer l’ouverture de leur chambre et la réception doit alors produire une nouvelle carte.
Systèmes de cartes sans contact
Un système de contrôle d’accès sans contact génère moins de problème d’usure. Le client doit présenter la carte devant le lecteur de la serrure. Si le signal de la carte correspond au signal du lecteur, l’ouverture de la porte est activée. Les lecteurs muraux permettent également l’ouverture des portes. Ces systèmes fonctionnent selon le même principe mais à une plus grande distance.
Les systèmes sans contact fonctionnent grâce à la technologie RFID, soit une identification par radiofréquence. Des ondes électromagnétiques sont émises à des fins de reconnaissance. L’émetteur et le récepteur fonctionnent sans contact d’identification. Les serrures RFID sont équipées d’un lecteur et le client peut facilement déverrouiller la porte de sa chambre à distance.
Les serrures RFID peuvent être utilisées seules (hors ligne) ou couplées à un système via lequel l’hôtelier peut ajouter ou supprimer des clés (en ligne).
Le contrôle d’accès basé sur le cloud est la dernière application des services clients. Il offre une nouvelle approche en termes d’accès électronique et une grande facilité d’utilisation pour l’hôtelier. Les logiciels complexes souvent associés à la gestion d’accès électronique ne sont généralement plus nécessaires.
Le contrôle d’accès basé sur le cloud est développé selon le principe ‘SaaS’ (Software-as-a-Service). La plateforme est gérée en un lieu central via une connexion à internet. Les interfaces API ouvertes permettent de se connecter aux applications et aux systèmes PMS de l’hôtel pour gérer les droits d’accès des clients et du personnel (de nettoyage). Contrairement aux logiciels traditionnels sur site, aucune installation de logiciel n’est nécessaire et des ajustements sont possibles à distance lors de mises à jour ou d’éventuels dysfonctionnements.
Le système de contrôle d’accès basé sur le cloud n’est plus lié à un serveur interne et est donc plus sûr. Les clients qui ouvrent leur chambre activent (sans le savoir) la plateforme (externe) qui stocke les fichiers dans le cloud. En cas de problème avec la sécurité du logiciel de l’hôtel (un piratage, par exemple), les données sont stockées en un lieu sûr dans le cloud. Le système de contrôle d’accès de l’hôtel peut être surveillé à distance.
Contrôle d’accès basé sur le cloud
Le contrôle d’accès basé sur le cloud se distingue par sa facilité d’utilisation. Sur la plateforme, l’hôtelier détermine qui peut entrer par quelle porte et à quelle heure.
Le grand avantage est que l’on accède aux données par internet. Il est possible de se connecter via des appareils mobiles pour apporter des modifications aux accès. Cela peut se faire en déplacement, à condition d’avoir une connexion internet. Les activités liées aux accès peuvent donc être traitées rapidement. Si l’hôtelier le souhaite, il peut recevoir des notifications sur l’activité liée à des portes spécifiques et à des utilisateurs. Les gestionnaires sont ainsi tenus informés des événements via un tableau de bord.
Le Smartphone comme clé
L’utilisation de smartphones comme clé est une solution de plus en plus populaire. Des fournisseurs développent (généralement dans le cloud) des plateformes qui permettent aux clients et aux employés de déverrouiller une serrure électronique avec leur smartphone. Ils récupèrent la clé cryptée sur leur smartphone et peuvent ouvrir leur chambre via l’application. Il s’agit en quelque sorte d’une carté-clé numérique.
Actuellement, les systèmes d’accès mobiles fonctionnent avec les smartphones et Bluetooth, NFC et QR. Bluetooth est la norme ouverte la plus utilisée pour les connexions sans fil de courte portée entre les appareils et est disponible dans pratiquement tous les smartphones. Les clients présentent leur smartphone devant le lecteur de la porte pour déverrouiller la chambre.
La technologie NFC (Near Field Communication) est une autre manière sans fil d’échanger des petites quantités d’information dans un rayon de 10 centimètres. La NFC serait plus sûre que Bluetooth et exigerait moins d’énergie de la part du smartphone.
La troisième technologie, qui ne nécessite ni Bluetooth ni NFC, utilise un code QR. Chaque client de l’hôtel reçoit un code QR sur son smartphone. Les serrures des chambres sont équipées d’une caméra qui scanne le code et déverrouille la porte lorsque le code est correct. Le code QR peut être imprimé sur papier.
Dans certains hôtels, les clients utilisent leur smartphone pour s’enregistrer et quitter l’établissement. Outre le déverrouillage et le verrouillage de la chambre, l’objectif est de pouvoir réserver la chambre souhaitée via le smartphone.