Waar moet volgens de providers een goed PMS systeem aan voldoen? We lieten hiervoor enkele spelers aan het woord door middel van twee vragen. Hieronder leest u het antwoord van Kris Christens (Van Hessen), Céline Snauwaert (Focus Hospitality), en Stijn Provoost (Stardekk).
Tekst Peter Van Oyen – illustraties 123RF
Wat zijn volgens u de belangrijkste kenmerken van een goed PMS Systeem?
Kris Christens, Van Hessen: “De tijd dat een PMS allesomvattend was is voorbij. Hedendaagse hoteliers hebben nood aan een PMS dat het hart van een ecosysteem vormt, waarop zij naar believen extra toepassingen kunnen aansluiten. Elke dag komen er nieuwe gespecialiseerde partners bij op vlak van revenue management, self-service, enz.
De voordelen van cloud zijn vandaag een vanzelfsprekendheid. Een PMS moet zich daarenboven aanpassen aan het type hotel, gebruik maken van een moderne interactieve gebruikersinterface en personaliseerbaar zijn (je werkt toch liever met je eigen dashboards en schermen?). Met de mobiele ondersteuning sta je letterlijk bij de gast en hou je op elk moment de vinger aan de pols. Ondersteunen én meegroeien dus!
Tot slot telt meer dan software alleen. Een hotel moet kunnen steunen op een betrouwbare partner die hem passend advies geeft, begeleidt bij de implementatie en care biedt van A tot Z”.
Céline Snauwaert (Focus Hospitality): “Een goede PMS is een Cloud-based systeem, dat naadloze interfaces en integraties met andere hotel softwaresystemen mogelijk maakt. De hotelier moet zich de vraag stellen of het PMS Systeem kan gekoppeld worden aan de huidige software partners. En ook belangrijk; wat met nieuwe software partners die je wil gebruiken?
Belangrijk is het gebruiksgemak van het systeem. Is er sprake van een intuïtieve workflow, kunnen er rapporten (front office, management, boekhouding) getrokken worden, staat het systeem upselling en cross-selling toe? De hotelier dient ondersteuning te krijgen (f2f, online, telefonisch, on-site) en advies op maat. Denkt de PMS provider mee na? Want ieder hotel is uniek en het systeem volledig opzetten volgens de behoeftes en werking van het hotel, vraagt kennis en ervaring. Tenslotte is er nog het prijsmodel (transparante prijsstructuur? Of zijn er verborgen kosten?) en moet men mogelijke updates in de gaten houden. Hoe vaak zijn er nieuwe updates? Is het PMS systeem klaar voor nieuwe technologische evoluties?”
Stijn Provoost (Stardekk): “Een goed PMS-systeem zorgt ervoor dat dagelijkse taken op een gestroomlijnde, efficiënte manier uitgevoerd kunnen worden. Wanneer alles achter de schermen vlot verloopt, merken de gasten dat ook. Ze hoeven niet lang te wachten om in te checken, krijgen snel toegang tot hun kamer en ook de betaling gebeurt probleemloos. Met andere woorden, een PMS zorgt niet alleen voor tijdswinst maar verbetert de algehele gastervaring.
Omdat het personeel dagelijks aan de slag moet met het PMS, is gebruiksvriendelijkheid essentieel. Natuurlijk wil je ook dat nieuwe medewerkers, jobstudenten of stagiairs snel met de software overweg kunnen zonder al te intensieve training. Een naadloze integratie met andere systemen is onmisbaar: Channel Manager, elektronisch sleutelsysteem, boekhoudsoftware, kassasysteem, enzovoort. Door alle software in je hotel te integreren, vermijd je immers fouten en dubbel werk.”
Welke PMS-oplossing(en) stelt u voor aan de hotelier?
Kris Christens, Van Hessen: “Vandaag vertrouwen wereldwijd al meer dan 7.000 hotels op Oracle Hospitality OPERA Cloud, hiermee heeft Van Hessen dus een troef in handen. OPERA Cloud is inzetbaar van boutique tot onafhankelijke hotels, in lokale collections of internationale ketenhotels, met een zakelijk of een toeristisch karakter. Met de Sales & Event Management uitbreiding beheren conference hotels alles binnen één toepassing. De combinatie met Oracle MICROS Simphony Cloud POS vormt een totaaloplossing voor modern hotelbeheer.
OPERA Cloud is volledig web gebaseerd, met de mobiele ondersteuning (op laptop, tablet of smart-
phone) sta je letterlijk bij de gast en hou je op elk moment de vinger aan de pols. De moderne interactieve personaliseerbare gebruikersinterface stelt de gast centraal. Je eigen dashboards en schermen werken toch veel efficiënter? Meerdere vestigingen, talen en valuta worden standaard ondersteund.
Met OPERA Cloud krijgt de hotelier toegang tot het Oracle Hospitality Integration Platform. OHIP is de marktplaats waarop vandaag al letterlijk duizenden partner oplossingen beschikbaar zijn die dankzij de open API-aanpak integreren met OPERA Cloud. Dankzij de inbegrepen Reporting & Analytics module kan het hotel zijn eigen rapporten en interactieve grafieken creëren. Kennis opfrissen kan met het inbegrepen e-learning abonnement.
Ons toegewijd team van experts heeft gedegen IT-kennis maar deelt ook de passie voor hospitality. Wij leven ons in, voelen aan wat je nodig hebt, adviseren en assisteren. Wij ondersteunen op alle mogelijke manieren en zoeken samen naar de juiste IT-oplossingen om jouw bedrijf te laten bloeien. Dàt is de kracht van Van Hessen.”
Céline Snauwaert (Focus Hospitality): “Er is in de hotelsector een toenemende vraag naar administratieve automatisatie. Focus Hospitality is de verdeler van Protel Cloud PMS voor België en Luxembourg. Als lokale softwarepartner zijn wij hét aanspreekpunt voor de hotels, en wij staan garant voor een persoonlijke begeleiding en advies op maat.
Een PMS systeem is het kloppende hart van het hotel en verbindt alle afdelingen met elkaar; receptie, restaurant, housekeeping, keuken, vergaderzalen. Het is belangrijk dat een PMS systeem naadloos integreert met andere software systemen en wij kunnen hier perfect op inspelen met Protel Cloud. Bij de keuze van het juiste PMS systeem is het ook belangrijk om na te gaan hoe de begeleiding gebeurt bij het opzetten van het PMS systeem. En misschien nog belangrijker, wat in de eerste weken en maanden na de opstart? Focus Hospitality is er voor de klant en verzorgt gepersonaliseerde ondersteuning ter plaatse, telefonisch en per e-mail.
Tot slot som ik nog enkele functionaliteiten en voordelen van Protel Cloud op. Zo minimaliseert het systeem overboekingen en bespaart het tijd: Protel Cloud biedt een eigen bookings engine aan, alsook de mogelijkheid om met een channel manager te werken en ook met OTA’s. Verder is er ook automatisatie van facturatieprocessen, stroomlijnen en doorstromen van financiële work flow naar het boekhoudpakket. Protel Cloud zorgt ook voor rapporten voor de receptie, hotel manager, eigenaar, boekhouder etc. zodat ieder departement inzicht heeft in operationele en financiële gegevens. Tenslotte verhoogt Protel Cloud ook direct revenue. Zo zijn er upselling en cross-selling mogelijkheden voorzien in het systeem zelf, die bovendien kunnen gekoppeld worden met externe Guest Experience software, voor meer en uitgebreidere mogelijkheden (bv online pre-check in). Bij Focus Hospitality helpen we de hotelier graag verder om voor de juiste PMS te kiezen.
Stijn Provoost (Stardekk): “De all-in-one-oplossing van Bookingplanner by Stardekk is ideaal voor kleine tot middelgrote accommodaties die hun administratieve taken willen vereenvoudigen, versnellen en automatiseren. Zo bespaar je dagelijks tijd en kan je focussen op het bieden van een uitstekende gastervaring. Het softwarepakket bestaat uit een betrouwbare Channel Manager, een Booking Engine ontworpen voor maximale conversie en een cloud-based Property Management System. Het Cloud PMS blinkt uit in gebruiksgemak, met een overzichtelijk dashboard & planboard. Bovendien kunnen Stardekk-klanten rekenen op snelle, persoonlijke support in hun eigen taal.
