Een Property Management System (PMS) of reserveringssysteem is onmisbaar voor ieder hotel. Daarom is het voor hoteliers een enorme uitdaging om het juiste reserveringssysteem te kiezen. Hoe maak je de juiste keuze?
Oorspronkelijk handelde een klassiek reserveringssysteem vooral de frontofficetaken van een hotel af, zoals reserveringen, het toewijzen van kamers en het beheer van de tarieven. Tegenwoordig doet een PMS-systeem veel meer. Een modern PMS-systeem ondersteunt de hotelier bij het beheer van alle aspecten van het bedrijf, zodat er meer tijd overblijft voor de corebusiness en dat is gastvrijheid. Eigenlijk kan men stellen dat een PMS-systeem de exploitatie van een hotel digitaliseert.
Hoe kiezen?
De hotelier die een (nieuwe) PMS-partner kiest, neemt dus een zeer belangrijke beslissing. Een juiste keuze voor een PMS stroomlijnt immers de activiteiten in het hotel. Het komt er dus op aan om te opteren voor een PMS-systeem dat cloud-based en toekomstbestendig is. Bovendien moet de PMS de gastbeleving optimaliseren en het hotel beter doen presteren. Geen sinecure dus. Voor deze belangrijke keuze, hou je best rekening met volgende factoren.
- Betrouwbare PMS-partner
Aangezien de PMS de spil wordt van jouw hotel, ga je het best in zee met een betrouwbare PMS-provider die begrijpt hoe de hotellerie werkt. Het kan geen kwaad om de voorgestelde oplossingen onder de loep te houden en te kijken welke hotels al in zee zijn gegaan met de provider. Tenslotte moet de hotelier ook kijken naar de financiële basis van de toekomstige PMS-partner. Investeert de PMS-provider bijvoorbeeld voldoende in de ontwikkeling van nieuwe oplossingen? In een sector die zo onderhevig is aan snelle ontwikkelingen, speelt een proactieve houding een grote rol.
Belangrijk is verder om te weten welke ondersteuningsniveau er wordt geboden. Elke technologie kan potentieel falen. Waar het om gaat is hoe de technologieleverancier op het probleem reageert en de hotelier ondersteunt. Kunnen ze ervoor zorgen dat de dagelijkse werkzaamheden van het hotel door kunnen gaan als het systeem plat ligt? Klantenservice en een hoog ondersteuningsniveau zijn cruciaal bij de keuze van een PMS-partner
- All-in-one-oplossing en integratie
De hotelier opteert het best voor een PMS platform dat op zich al rijk is aan functionaliteiten en modules. Een all-in-one oplossing met basisonderdelen zoals PMS, booking engine en channel manager. Automatische reserveringsmanagement voor zowel directe als indirecte verkoop en uitgebreide facturerings- en rapportagemogelijkheden zijn eigenlijk ook een must. Tenslotte is het ook aangewezen dat het PMS-systeem reserveringen kan verwerken en dat er koppeling en synchronisatie mogelijk is met intermediairs als Booking.com en Expedia.
Met een all-in-one-oplossing heb je minder integraties nodig en heb je ook minder te maken met derde partijen. Toch moet het PMS systeem voldoende toekomstbestendig zijn en zullen er ongetwijfeld integraties nodig zijn met andere technologieproviders. Het is daarom essentieel dat een potentiële PMS-partner het gemakkelijk maakt dat jouw hotelsysteem gemakkelijk kan aansluiten op nieuwe tools en diensten. Heeft jouw PMS-provider betrouwbare integratiepartners voor functionaliteiten die het bedrijf zelf niet kan bieden? Is de verbinding van jouw PMS-systeem met een derde partner veilig? Laat dit uitvoerig testen. Tenslotte gaat het om jouw data, die niet zo maar te grabbel moet worden gegooid.
- Implementatie
Een ingebruikneming van een (nieuw) PMS-systeem is een ingrijpend proces. De implementatie zal wellicht onderbrekingen van de dagelijkse werkzaamheden met zich meebrengen, maar dat moet toch tot een minimum beperkt worden. In welke mate gaat de implementatie de bedrijfsvoering verstoren? Hoe zit het met het invoeren van reserveringen en het uploaden van tarieven? Hoeveel tijd hebben de medewerkers nodig om het systeem te leren gebruiken? Allemaal vragen die zeker gesteld moeten worden aan de PMS-provider.
Van belang is een contactpersoon bij de PMS-provider te hebben. Bij voorkeur is dat een projectmanager die volledig op de hoogte is van de projectplanning en die contacten kan onderhouden met de hotelmanager, de trainers en eventueel derde partijen. Extreem belangrijk is dat het personeel, die het PMS-systeem dagelijks moet gebruiken, goed wordt opgeleid en precies weten war ze moeten doen.
- Updates
De technologie ontwikkelt zich razendsnel. De hotelier moet er dus op kunnen rekenen dat een potentiële PMS-provider hem kan helpen om de snelle ontwikkelingen in de digitale wereld bij te houden. Hij moet de vraag stellen of de PMS-partner een visie heeft op de rol van de technologie en of zijn partner streeft naar een update oplossing.
Vraag de PMS-provider hoe vaak de software geüpdatet wordt. Hebben ze een ontwikkelingsstappenplan? Investeren ze in de ontwikkeling van nieuwe producten?
Peter Van Oyen
+ 2 foto’s
Kader 1:
ManCloud Hotel Software is flexible cloud-bsed PMS system
Mancloud is een cloud-based PMS dat op maat van de noden van de hotelier kan worden afgesteld. Het is Hotelsoftware waar hotels, hostels, vakantieparken, appartementen en aanbieders van vergaderzalen dagelijks op kunnen vertrouwen om hun dagelijkse werking te organiseren.
Vaste kost per kamer per maand
Door de cloud-software aan te bieden middels een vaste kost per kamer per maand, wordt de investering gespreid in de tijd en is een doorgedreven automatisatie bereikbaar voor elk type accommodatie.
Extra modules
Mancloud hotelsoftware biedt extra modules aan, die de operationele efficiëntie en het commercieel bereik helpen te verhogen. De hotelier kan zelf kiezen welke modules een toegevoegde waarde zijn voor zijn accommodatie. De mogelijkheden zijn divers : Booking engine, administratie, channel manager, zalenplanning, marketing, management, agenda, mailbox, rapportering, offertes, contracten, mails… Alles is mogelijk. Zo kan de housekeeping app gebruikt worden om het housekeeping team aan te sturen.
Met de online self check-in app kunnen de gasten inchecken zonder aan te moeten schuiven aan de receptie.
Alle informatie wordt gecentraliseerd en gepresenteerd in heel aantrekkelijke en overzichtelijke interfaces. Dankzij onze focus op gebruiksgemak heeft de hotelier en zijn staf geen gespecialiseerde opleiding nodig om met het Mancloud PMS te werken.
Kader 2:
Clock PMS+ voorziet in ‘digitale gastvrijheid’ voor gasten.
Met vernieuwde naam en aankleding zet dit all-round hotel management systeem onder de huidige omstandigheden nog verder in op ‘digitale gastvrijheid’ en naadloos, eigen beheer van de ‘guest journey’ door gasten, één op één verbonden met het PMS zelf (geen synchronisatie nodig).
Clock PMS+ is een moderne cloud oplossing die zorgt voor efficiënt beheer van het hotel en een memorabele, online dienstverlening voor de gasten. Het professionele PMS systeem biedt een zeldzame combinatie van uitgebreide functionaliteit en intuïtief gebruik. Heldere schermen, duidelijke knoppen en strakke menu’s, allemaal gemaakt voor eenvoud en overzichtelijkheid. Alles is binnen bereik van een paar kliks. Boekingen, receptie, rekeningen, housekeeping, beheer van omzet en opbrengst en zo veel meer : Clock PMS+ biedt de hotelier hulp bij zijn operationeel beheer.
Met Clock PMS+ ziet de hotelier ook de reserveringen van de klanten binnenstromen in de software. De boekingsmodule, naadloos aangesloten op de hotel website, stelt de gasten in staat om mobiel en in real time te boeken en te betalen met credit card, Bancontact, iDEAL, Sofort, Android Pay, Apple Pay en meer. Met Clock PMS+ kan de hotelier rechtstreeks vanuit het hotel management systeem de verkoop van de kamers naar alle kanalen beheren vanuit één centrale plek. Dit met slim en desgewenst automatisch beheer van tarieven en restricties, aan niet alleen boekingspartners maar ook alle eigen kanalen, inclusief telefonische reserveringen en social media.
Clock PMS+ zet nu vooral in op de verschillende mogelijkheden om gasten te binden met contact en activiteiten. Met het mobiele MyBooking portaal kunnen zij hun boeking aanpassen of betalen, upgraden of extra’s bijboeken, in- en uitchecken en nog veel meer. Tijdens het verblijf genieten ze van de mobile room service en geautomatiseerde emails vertellen hun voor en na het verblijf over alles van voorwaarden tot recensieverzoeken en wat u ook verkiest.